Automatisierung mit Zugangstoken (Zapier, Make, n8n)

Automatisierungs-Tools können Formulare und neue Einträge deiner Website abfragen, wenn du ihnen ein Zugangstoken gibst. Das Token ist ein geheimer Schlüssel, den du für jedes Tool einzeln anlegst und jederzeit widerrufst. Der Zugang liest nur; über ihn lässt sich nichts ändern.

Voraussetzungen

Funnelforms Pro. In Funnelforms Free ist diese Funktion nicht enthalten. Free hat in den Einstellungen keinen Reiter Schnittstellen, und die Schnittstelle für Automatisierung antwortet dort nicht.
Du darfst die Einstellungen ändern und Einträge sehen. Administratoren dürfen beides immer.
Das Tool kann eine Webadresse abfragen und dabei einen Header mitsenden.

Wo finde ich die Funktion?

Funnelforms → Einstellungen → Schnittstellen, Abschnitt Zapier, Make und n8n.

Funktionen im Überblick

Ein eigenes Token pro Tool, einzeln widerrufbar.
Lesender Zugriff auf Formulare, Felder und vollständige Einträge.
Abfrage nur neuer Einträge mit since.
Dieselben Tokens funktionieren für KI-Assistenten, die MCP sprechen (nur lesend).
Die Liste der Tokens zeigt Tool, Angelegt (UTC) und Zuletzt genutzt (UTC).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffne Funnelforms → Einstellungen → Schnittstellen.
Gehe zum Abschnitt Zapier, Make und n8n. Dort steht die Adresse der Schnittstelle.

Abschnitt Zapier, Make und n8n mit Adresse der Schnittstelle

Trage bei Tool den Namen des Tools ein, zum Beispiel „Make“.
Klicke auf Zugangstoken anlegen.

Kopiere das Token sofort. Es wird nur einmal angezeigt.
Trage im Tool die Adresse der Schnittstelle ein und sende das Token als Header Authorization: Bearer ... oder X-Funnelforms-Token.
Frage zum Test automation/me ab. Die Antwort nennt Website, Tool-Namen und Benutzer.
Widerrufe das Token mit Widerrufen, wenn du das Tool nicht mehr nutzt.

Erklärungen

Was kann das Tool abfragen?

Die Routen liegen unter funnelforms/v1/automation. Sie lesen nur:

Route	Antwort
`automation/me`	Website, Name des Tokens und Benutzer, für den Verbindungstest.
`automation/forms`	Alle Formulare mit `id`, `legacyId`, `title`, `renderer` und `status`.
`automation/forms/<id>/fields`	Die Felder der aktuellen Version mit `key`, `label` und `type`.
`automation/entries`	Vollständige Einträge, neueste zuerst. Mit `form` (Formular-ID), `since` und `limit` (1 bis 100, Standard 25).

Ein Eintrag enthält unter anderem id, form, createdAt, leadStatus, locale, sourceUrl, values und labels (jeweils nach den Schlüsseln der Felder), hiddenFields und utm. Listen sind mit „, “ verbunden.

Beispiel mit curl:

TOKEN="<dein-token>"
curl -H "Authorization: Bearer ${TOKEN}" "https://example.org/wp-json/funnelforms/v1/automation/entries?limit=5"

Die genaue Adresse deiner Website steht im Abschnitt Zapier, Make und n8n.

Wie frage ich nur neue Einträge ab?

Merke dir die höchste id, die du gesehen hast, und frage mit since danach. So bekommst du nur Einträge mit höherer Nummer.

Bei Double-Opt-in kann ein Eintrag erst nach neueren bestätigt werden. Tools, die mit since abfragen, können ihn dann verpassen. Frage in diesem Fall die letzten Einträge ohne since ab.

Wie ist das Token geschützt?

Das Token beginnt mit ffxt_. Funnelforms speichert nur einen Hash davon. Es handelt im Namen des Benutzers, der es angelegt hat, und funktioniert nicht mehr, wenn du es widerrufst oder wenn dieser Benutzer keine Einträge mehr sehen darf. Anlegen und Widerrufen stehen im Protokoll. Pro Adresse sind 600 Anfragen in zehn Minuten erlaubt, danach antwortet die Schnittstelle mit 429.

Was ist mit Zapier und Make aus Funnelforms 3?

Bestehende Zaps und Szenarien aus Funnelforms 3 laufen weiter, über die gespiegelten Leads, siehe CRM-Anbindungen und Integrationen aus Funnelforms 3. Die Schnittstelle hier ist für neue Anbindungen gedacht.

Gibt es fertige Module für Zapier, Make oder n8n?

Das lässt sich aus dem Plugin nicht belegen. Es liefert die Schnittstelle; ob ein Tool dafür einen fertigen Baustein anbietet, siehst du im Tool selbst.

Was ist mit KI-Assistenten?

Assistenten, die MCP (Model Context Protocol) sprechen, nutzen dieselben Tokens an der MCP-Adresse, die im Abschnitt angezeigt wird, als Header Authorization: Bearer <token>. Sie können Formulare, Statistiken und Einträge lesen und nichts ändern.

Best Practices

Lege für jedes Tool ein eigenes Token an, damit du es einzeln widerrufen kannst.
Gib dem Token einen Namen, der das Tool nennt.
Speichere das Token nur im Tool, nie in Formularen, Mails oder Chats.
Widerrufe Tokens, die du nicht mehr brauchst.

Troubleshooting

Problem	Ursache	Lösung
Antwort 401 „Das Zugangstoken ist ungültig.“	Token falsch, widerrufen oder der Benutzer darf keine Einträge mehr sehen.	Lege ein neues Token an.
Antwort 429 „Zu viele Versuche.“	Mehr als 600 Anfragen in zehn Minuten.	Warte einige Minuten und frage seltener ab.
Das Token wird nicht mehr angezeigt	Es wird nur einmal angezeigt.	Widerrufe es und lege ein neues an.
Ein Eintrag fehlt in der Abfrage	Nur vollständige Einträge erscheinen; Einträge mit Double-Opt-in warten auf die Bestätigung.	Warte auf die Bestätigung oder frage ohne `since` ab.
Leads eines Formulars, das noch auf Funnelforms 3 läuft, fehlen	Sie erscheinen erst, wenn der stündliche Import sie kopiert hat.	Warte auf den nächsten Lauf.

Tipps

Für Push-Nachrichten bei jedem neuen Eintrag eignen sich Webhooks besser, siehe Webhooks.
Die Schlüssel von values und labels erfährst du über automation/forms/<id>/fields.

FAQ

Kann ein Token Einträge ändern oder löschen? Nein. Die Schnittstelle liest nur.

Wer kann Tokens anlegen? Benutzer, die die Einstellungen ändern und Einträge sehen dürfen.

Muss ich das Token erneuern? Nein, es bleibt gültig, bis du es widerrufst oder der Benutzer die Rechte verliert.

Kann ich Einträge eines einzelnen Formulars abfragen? Ja, mit dem Parameter form und der Formular-ID.