Einträge ansehen, filtern, exportieren und löschen

Jedes abgesendete Formular wird zu einem Eintrag. Auf der Seite Einträge siehst du alle Einträge deiner Formulare an einem Ort, als Tabelle und in Pro auch als Board nach Lead-Status. Oben zeigen dir Kennzahlen, was neu und ungelesen ist. Was nach Spam aussieht, liegt getrennt im Reiter Spam. Du suchst und filterst, ordnest Einträge in Pro wie in einer kleinen Kundenverwaltung (Lead-Status, Tags, Zuständigkeit, Notizen) und holst Daten heraus: als CSV-Datei, als hochgeladene Datei und in Pro als Datei für Excel oder als PDF je Eintrag.

Voraussetzungen

• Funnelforms Free 5.0 oder Funnelforms Pro 5.0. Die Seite Einträge, der Spam-Ordner und der Export als CSV-Datei sind in beiden Ausgaben enthalten. Lead-Status, Tags, Zuweisung, Notizen, das Board mit eigenen Phasen, Sortieren, die Kennzahl Gewonnen, der Filter Abgebrochen, Erneut senden …, der Export Für Excel, das PDF und Auf der Website zeigen gehören zu Funnelforms Pro.
• Du hast das Recht „Einträge sehen“. Administratoren haben es immer. Andere Rollen vergibst du unter Funnelforms → Einstellungen → Rechte in der Tabelle „Rechte je Rolle“.
• Für den Export brauchst du zusätzlich das Recht „Einträge exportieren“. Ohne dieses Recht fehlt Exportieren. Ein Support-Zugang kann nie exportieren.
• Phasen des Boards anlegen, umbenennen und löschen (nur Pro) darf, wer zusätzlich das Recht „Formulare bearbeiten“ hat.

Wo finde ich die Funktion?

Funnelforms → Einträge

Funktionen im Überblick

• Kennzahlen Neu heute, Ungelesen, Letzte 7 Tage und Gewonnen (nur Pro). Ein Klick setzt den passenden Filter.
• Ansicht Tabelle, in Pro zusätzlich Board (Spalten nach Lead-Status, mit eigenen Phasen).
• Offen mit der Zahl der offenen Einträge, Archiv und Spam mit der Zahl der Einträge im Spam-Ordner.
• Suche (Einträge durchsuchen) in Antworten und Kontaktdaten.
• Filter Formular, Lead-Status (nur Pro), Zeitraum und unter Filter weitere: Zugewiesen an (nur Pro), Tag (nur Pro), Gerät und Anzeigen. Aktive Filter stehen als Chips darunter.
• Sortieren (nur Pro): Neueste zuerst, Höchster Lead-Wert oder Höchster Score.
• Leiste für mehrere Einträge mit gelesen, Archiv und Löschen, in Pro auch mit Lead-Status, Zuweisung und Tags. Im Reiter Spam mit Kein Spam.
• Seitenleiste je Eintrag mit E-Mail schreiben und Anrufen, Kontakt, Antworten, Dateien, Versandstatus, Besuchsdaten und Details, in Pro auch mit Lead-Status, Tags, Zuweisung und Notizen.
• Export als CSV-Datei oder Für Excel (nur Pro).
• PDF je Eintrag (nur Pro) und Auf der Website zeigen (nur Pro).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit den Kennzahlen arbeiten

1. Öffne Funnelforms → Einträge.
2. Klicke auf Ungelesen. Die Liste zeigt nur Einträge, die noch niemand geöffnet hat.
3. Klicke noch einmal auf die Kennzahl, um den Filter wieder zu entfernen.
4. Neu heute zeigt die Einträge seit Mitternacht, Letzte 7 Tage die der letzten Woche mit Vergleich zu den 7 Tagen davor. In Pro wechselt Gewonnen in die Tabelle und zeigt die gewonnenen Leads.

Einträge suchen und filtern

1. Wähle in Pro oben rechts die Ansicht Tabelle oder Board. Free zeigt immer die Tabelle.
2. Wechsle bei Bedarf von Offen zu Archiv oder Spam.
3. Tippe einen Suchbegriff in Einträge durchsuchen. Die Suche startet nach einer kurzen Pause.
4. Wähle Formular, Zeitraum und in Pro Lead-Status und Sortieren direkt in der Leiste.
5. Klicke auf Filter, um Gerät, Anzeigen und in Pro Zugewiesen an oder Tag zu wählen.
6. Entferne einen einzelnen Filter mit dem Kreuz an seinem Chip oder alle mit Filter zurücksetzen.

Einen Eintrag bearbeiten

1. Klicke auf einen Eintrag. Rechts öffnet sich die Seitenleiste. Das Öffnen markiert den Eintrag als gelesen.
2. Mit E-Mail schreiben oder Anrufen öffnest du dein Mailprogramm oder dein Telefon mit den Kontaktdaten.
3. Setze in Pro den Lead-Status (voreingestellt Neu, Kontaktiert, Gewonnen oder Verloren) und wähle unter Zugewiesen an eine Person.
4. Füge in Pro unter Tags Stichwörter hinzu: Tippe unter Neuer Tag einen Begriff ein und klicke auf Hinzufügen.
5. Schreibe in Pro unter Notizen eine Notiz für dein Team und klicke auf Notiz hinzufügen. Besucher sehen Notizen nie.

Mehrere Einträge gleichzeitig ändern

1. Setze in der Tabelle Häkchen vor den Einträgen oder wähle in der Kopfzeile Alle auf dieser Seite auswählen.
2. Unten erscheint eine Leiste mit „3 ausgewählt“. Klicke auf Als gelesen markieren, Archiv bzw. Wiederherstellen oder Löschen. In Pro wählst du dort auch Lead-Status setzen … oder Zuweisen … oder tippst Tags in Tags hinzufügen, mit Kommas getrennt und klickst auf Hinzufügen.
3. Beim Löschen fragt Funnelforms „3 Einträge löschen?“. Bestätige mit Endgültig löschen.
4. Mit Auswahl aufheben beendest du die Auswahl.

Einen Eintrag aus dem Spam-Ordner zurückholen

1. Klicke auf den Reiter Spam.
2. Öffne den Eintrag. Oben in der Seitenleiste steht Im Spam-Ordner mit dem Grund, warum er nach Spam aussieht.
3. Klicke auf Kein Spam. Funnelforms meldet „Zurückgeholt. Mails und Aktionen werden jetzt gesendet.“
4. Für mehrere Einträge setzt du Häkchen und klickst in der Leiste unten auf Kein Spam.

Phasen des Boards anpassen (nur Pro)

1. Wechsle in die Ansicht Board.
2. Klicke rechts neben den Spalten auf Phase hinzufügen, um eine neue Phase anzulegen. Gib einen Namen und eine Farbe an und wähle den Platz auf dem Board.
3. Zum Ändern klicke auf das Stift-Symbol im Kopf einer Spalte (Umbenennen, Farbe ändern, verschieben oder löschen).
4. Zum Löschen klicke im Dialog auf Phase löschen … und wähle bei Einträge verschieben nach, wohin die Einträge der Phase kommen.
5. Klicke auf Speichern bzw. Phase hinzufügen.

Einträge exportieren

1. Stelle die Filter so ein, wie die Datei sie enthalten soll.
2. Klicke oben rechts auf Exportieren.
3. Wähle CSV-Datei oder in Pro Für Excel.

PDF eines Eintrags laden (nur Pro)

1. Öffne den Eintrag.
2. Klicke unten in der Seitenleiste auf PDF.

Hochgeladene Datei herunterladen

1. Öffne den Eintrag.
2. Klicke im Abschnitt Antworten auf den Dateinamen. Bilder zeigen zusätzlich eine kleine Vorschau.

Einen Eintrag löschen

1. Öffne den Eintrag und klicke unten auf Löschen.
2. Bestätige im Dialog Diesen Eintrag löschen? mit Endgültig löschen.

Erklärungen

Die Kennzahlen

Die Kennzahlen zählen die offenen, nicht archivierten Einträge. Wählst du ein Formular, zählen sie nur dessen Einträge.

Tabelle und Board

Die Tabelle zeigt 25 Einträge pro Seite. Jede Zeile zeigt Kontakt mit Kürzel, Formular und wann der Eintrag eingegangen ist (zum Beispiel „vor 2 Std.“; das genaue Datum siehst du beim Darüberfahren), in Pro auch Lead-Status, Tags und die zuständige Person. Ungelesene Einträge tragen einen Punkt. Das Board (nur Pro) zeigt je einen Eintrag als Karte in einer Spalte je Phase, voreingestellt Neu, Kontaktiert, Gewonnen und Verloren. Du ziehst eine Karte in eine andere Spalte oder wählst den Status in der Karte. Eine leere Spalte zeigt „Einträge hierher ziehen“. Das Board zeigt die neuesten 100 Einträge; bei mehr Einträgen steht ein Hinweis darüber. Der Filter Lead-Status gibt es nur in der Tabelle.

Eigene Phasen (nur Pro)

Das Board hat bis zu 12 Phasen. Eine neue Phase gilt für alle, die mit den Einträgen arbeiten. In der Phase Neu kommen neue Einträge an. Sie bleibt deshalb immer da, du kannst sie aber umbenennen. Löschst du eine Phase mit Einträgen, wandern diese in die Phase, die du wählst. Die Kennzahl Gewonnen erscheint nur, solange es die Phase Gewonnen gibt.

Der Spam-Ordner

Im Reiter Spam liegen Einträge, die nach Spam aussehen. Sie haben keine Mail gesendet, keine Aktion ausgelöst und zählen in keiner Statistik. Die Seitenleiste nennt den Grund, zum Beispiel „Ein verstecktes Feld wurde ausgefüllt, wie es Bots tun“, „Schneller gesendet als die kürzeste Zeit zum Ausfüllen“, „Niedriger Score von reCAPTCHA v3“, „Akismet stuft es als Spam ein“ oder in Pro einen Treffer einer Sperrliste. Kein Spam holt den Eintrag zurück in Offen und sendet, was zurückgehalten wurde. Spam wird nach den Tagen gelöscht, die du unter Einstellungen → Einträge und Spam festlegst. Im Reiter Spam gibt es keinen Filter Lead-Status und kein Sortieren. Den Spam-Ordner gibt es in Free und Pro.

Was bedeuten die Filter?

• Formular: nur Einträge eines Formulars.
• Lead-Status (nur Pro): Jeder Status oder ein bestimmter Status.
• Zeitraum: Gesamter Zeitraum, Heute, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage oder Letzte 90 Tage.
• Zugewiesen an (nur Pro): Alle, Mich, Niemand oder eine bestimmte Person.
• Tag (nur Pro): erscheint, sobald es Tags gibt, mit der Anzahl je Tag.
• Gerät: Desktop, Tablet oder Mobil. Das Gerät kennt Funnelforms nur bei Einträgen, die mit Funnelforms 5 gesendet wurden.
• Anzeigen: Alle Einträge, Ungelesen, Gesendet, Unvollständig (nur Pro) oder Abgebrochen (nur Pro). Unvollständige Einträge gibt es nur bei Formularen mit der Option „Unvollständige Einträge speichern“. Abgebrochen zeigt Besucher, die im Kontaktschritt ihre E-Mail-Adresse eingegeben und das Formular dann verlassen haben, bei Formularen mit Besucher zurückgewinnen, die das Formular verlassen. Sie tragen Marken wie Abgebrochen, Abgebrochen, erinnert oder Abgebrochen, keine Erinnerungen und werden 30 Tage nach der letzten Erfassung oder Erinnerung gelöscht. Sendet so ein Besucher später ab, trägt der Eintrag Durch die Erinnerung zurückgewonnen, wenn die Erinnerung ihn zurückgebracht hat.

Die Filter stehen in der Adresszeile des Browsers. Du kannst die Ansicht als Lesezeichen speichern oder den Link weitergeben, und die Zurück-Taste des Browsers bringt den vorigen Stand zurück.

Was enthält der Export?

Die Datei trägt den Namen funnelforms-entries-JJJJ-MM-TT.csv und enthält eine Zeile je Eintrag, neueste zuerst. Die festen Spalten sind ID, Formular, Datum und Status, dazu Lead-Status, Tags und Zugewiesen an (nur Pro). Dazu kommen, wenn vorhanden, der Score, der Lead-Wert, je eine Spalte für jede Antwort und jedes Kontaktfeld, die UTM-Werte, die Zahlung (Zahlung, Betrag), das Gerät, der Browser, die Ausfülldauer in Sekunden, „Kam von“ und die Seite. Für jeden A/B-Test gibt es eine Spalte mit der gezeigten Variante.

Der Export folgt den Filtern Formular, Anzeigen (Gesendet, Unvollständig oder Abgebrochen), Lead-Status, Tag, Zugewiesen an und Gerät sowie dem Reiter Offen oder Archiv. Suche, Zeitraum und Ungelesen berücksichtigt er nicht, wie der Hinweis im Menü sagt: „Exportiert die Einträge der aktuellen Filter, ohne Suche und Zeitraum.“ Mit Für Excel (nur Pro) nutzt die Datei Semikolons und eine Markierung, damit Excel Umlaute richtig liest. Free exportiert immer die CSV-Datei mit Kommas. Einträge im Spam-Ordner sind nie im Export.

Wie ist der Export geschützt?

• Nur wer das Recht „Einträge exportieren“ hat, sieht Exportieren und bekommt die Datei.
• Ein Support-Zugang, den du dem Funnelforms-Support freigibst, kann Einträge nie exportieren, auch wenn du ihm mehr Rechte gibst.
• Zellen, die mit =, +, - oder @ beginnen, bekommen ein Apostroph davor, damit Tabellenprogramme sie nicht als Formel ausführen.
• Jeder Export wird mit der Zahl der Zeilen im Protokoll der Administrator-Aktionen festgehalten, nicht mit dem Inhalt.

Was steht im PDF? (nur Pro)

Ein A4-Dokument mit dem Namen deiner Website, dem Titel, dem Datum, den Antworten, den Kontaktdaten und den Berechnungsergebnissen, mit Seitenzahlen in der Fußzeile. Unterschriften erscheinen als Bild, wenn der Server dafür ausgestattet ist. Das PDF kann die Zeichen des westeuropäischen Zeichensatzes (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch). Andere Zeichen erscheinen als Fragezeichen. Jeder Download wird protokolliert. Auch aus Funnelforms 3 übernommene Einträge haben ein PDF. In einer E-Mail-Aktion unter Nach dem Absenden hängst du das PDF mit Eintrag als PDF anhängen (nur Pro) an die Mail an.

Wer darf hochgeladene Dateien laden?

Dateien liegen in einem geschützten Bereich und sind nur für angemeldete Benutzer mit dem Recht „Einträge sehen“ abrufbar. Wer den Link ohne dieses Recht öffnet, kommt zur Anmeldung oder sieht „Diese Datei ist nicht verfügbar.“ Datei-Uploads im Formular gibt es nur in Pro.

Was passiert beim Löschen?

Ein gelöschter Eintrag ist weg, mitsamt seinen Dateien, Notizen und dem Versandprotokoll. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn du Einträge nur aus der Liste nehmen willst, archiviere sie: Archivierte Einträge bleiben vollständig erhalten und zählen weiter in der Statistik. Ein Eintrag, der aus Funnelforms 3 übernommen wurde, bleibt dort in der alten Leadliste erhalten und wird nicht erneut übernommen. Das Löschen wird im Protokoll der Administrator-Aktionen festgehalten.

Was bedeuten „Gesendet an“ und „Erneut senden“?

Im Abschnitt Gesendet an siehst du, welche Mails, Webhooks und weiteren Aktionen für den Eintrag liefen, mit Status Gesendet, Fehlgeschlagen, Übersprungen oder Wartet. In Pro wählst du über Erneut senden … eine Aktion und klickst auf Absenden. Sie wird neu in die Warteschlange gestellt („In der Warteschlange. Wird gleich erneut gesendet.“).

Die Fußleiste der Seitenleiste

Unten in der Seitenleiste stehen PDF (nur Pro), Als ungelesen markieren, Auf der Website zeigen bzw. Auf der Website ausblenden (nur Pro), Archiv bzw. Wiederherstellen und Löschen.

Best Practices

• Beginne den Tag mit der Kennzahl Ungelesen. So übersiehst du keinen neuen Eintrag.
• Pflege in Pro den Lead-Status, damit das Board und die Kennzahl Gewonnen zeigen, wo du in der Bearbeitung stehst.
• Nutze in Pro Tags für Dinge, nach denen du später filtern willst, zum Beispiel Kampagnen oder Produkte.
• Exportiere nur, was du brauchst, und lösche Exportdateien nach der Nutzung.
• Archiviere statt zu löschen, wenn du die Daten später noch brauchen könntest.

Troubleshooting

Tipps

• Mehrere Einträge zugleich ändern spart Zeit, zum Beispiel in Pro alle Einträge einer Kampagne auf Kontaktiert setzen.
• Weist du in Pro einen Eintrag einer anderen Person zu, bekommt sie eine E-Mail mit Formular und Kontaktdaten.
• Löschen betrifft auch Dateien. Lade benötigte Dateien vorher herunter.
• Wie lange Einträge aufbewahrt werden, legst du in den Einstellungen fest (siehe „Einträge automatisch löschen (Aufbewahrung)“).

FAQ

Kann ich einen gelöschten Eintrag wiederherstellen? Nein. Endgültig gelöscht ist weg. Archivierte Einträge holst du mit Wiederherstellen zurück.

Wo lege ich fest, wer Einträge sehen darf? Unter Funnelforms → Einstellungen → Rechte, Tabelle „Rechte je Rolle“.

Werden meine Filter im Export berücksichtigt? Ja, mit Ausnahme von Suche, Zeitraum und Ungelesen.

Was kann Funnelforms Free bei den Einträgen? Die Tabelle mit Suche, den Filtern Formular, Zeitraum, Gerät und Anzeigen, die Kennzahlen Neu heute, Ungelesen und Letzte 7 Tage, die Seitenleiste mit Antworten, Dateien und Versandstatus, gelesen, Archiv, den Spam-Ordner mit Kein Spam, Löschen und den Export als CSV-Datei. Lead-Status, Tags, Zuweisung, Notizen, das Board mit eigenen Phasen, Sortieren, die Kennzahl Gewonnen, Erneut senden …, Für Excel, das PDF je Eintrag, Auf der Website zeigen sowie unvollständige und abgebrochene Einträge gehören zu Funnelforms Pro.

Was bewirkt „Auf der Website zeigen“? (nur Pro) Die Schaltfläche in der Seitenleiste macht einen Eintrag für die öffentliche Liste auf der Website sichtbar, zum Beispiel für Bewertungen. Die dazugehörige Einstellung im Builder: Diese Funktion ist derzeit in Arbeit.

Weiterführende Artikel

• Statistik
• Einträge automatisch löschen (Aufbewahrung)
• E-Mail-Benachrichtigungen und Bestätigung einrichten
• Spam-Schutz, Captcha und Spam-Ordner