E-Mail-Benachrichtigungen und Bestätigung einrichten

Mit zwei Aktionen legst du fest, welche Mails nach dem Absenden eines Formulars rausgehen: „E-Mail an dich“ informiert dich oder dein Team über jeden neuen Eintrag, „Bestätigung an den Besucher“ schickt dem Absender eine Bestätigung. Beide Mails schreibst du im Editor am Kontaktschritt, mit Platzhaltern für die Antworten. Beide gibt es in Funnelforms Free und Pro.

Voraussetzungen

Das Formular hat einen Kontaktschritt. Die Mails gehen raus, wenn Besucher ihn absenden.
Du hast das Recht, Einträge zu sehen. Administratoren haben es immer. Ohne dieses Recht kannst du Aktionen vorbereiten; jemand mit dem Recht veröffentlicht sie.
Für die Bestätigung an den Besucher braucht ein Kontaktschritt ein E-Mail-Feld.
Deine WordPress-Website muss Mails versenden können. Funnelforms sendet über WordPress (wp_mail), also auch über ein Mail-Plugin, das du installiert hast.
In Funnelforms Free hat jeder Kontaktschritt eine Mail an dich und eine Bestätigung. Mehrere Mails derselben Art, das PDF des Eintrags und Mails nach der Zahlung gibt es nur in Funnelforms Pro.

Wo finde ich die Funktion?

Öffne ein Formular unter Funnelforms → Formulare. Klicke im Arbeitsbereich Aufbau auf den Kontaktschritt und rechts in den Eigenschaften auf den Reiter Nach dem Absenden. Alternativ klickst du auf der Arbeitsfläche im Kontaktschritt auf den Bereich Nach dem Absenden. Unter Aktionen wählst du bei Aktion hinzufügen den Eintrag E-Mail an dich oder Bestätigung an den Besucher.

Funktionen im Überblick

E-Mail an dich: mehrere Empfänger, durch Kommas getrennt.
Bestätigung an den Besucher: geht an die Adresse aus einem E-Mail-Feld eines Kontaktschritts.
Betreff und Nachricht mit Editor (fett, kursiv, unterstrichen, Überschrift, Listen, Links, Bilder) oder als HTML.
Platzhalter für alle Antworten, einzelne Felder, Eintrags- und Besucherdaten, in Pro auch für Berechnungen, Termine und Zahlungen.
Unter Absender und Kopien: Absendername, Absenderadresse, Antwort an, CC, BCC und Zeilenumbrüche.
Eintrag als PDF anhängen (nur Pro) in beiden Mails.
Duplizieren (nur Pro) für eine zweite Mail derselben Art.
Wann (nur Pro): sofort oder erst nach der Zahlung.
Für Einträge aus: bei mehreren Kontaktschritten der Schritt, für den die Mail gilt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffne das Formular im Editor und klicke auf der Arbeitsfläche auf den Kontaktschritt.
Klicke rechts auf den Reiter Nach dem Absenden.
Wähle bei Aktion hinzufügen den Eintrag E-Mail an dich. Die Aktion klappt auf.
Trage bei An deine Adresse ein. Mehrere Adressen trennst du mit Kommas.
Passe Betreff an. Vorgabe ist „Neuer Eintrag“.
Schreibe im Feld Nachricht deinen Text. Die Vorgabe „Du hast einen neuen Eintrag:“ mit allen Antworten ist schon eingetragen.
Wähle bei Platzhalter einen Eintrag, zum Beispiel Alle Antworten. Funnelforms setzt ihn an die Stelle des Cursors.
Wähle erneut Aktion hinzufügen und dann Bestätigung an den Besucher.
Prüfe bei Senden an die Adresse aus, dass das richtige E-Mail-Feld gewählt ist.
Passe Betreff und Nachricht an.
Öffne Absender und Kopien und trage Absendername und Absenderadresse ein. Nutze eine Adresse deiner eigenen Domain.
Veröffentliche das Formular mit Veröffentlichen.
Schicke einen Testeintrag ab und prüfe unter Funnelforms → Einträge im Eintrag den Bereich Gesendet an.

Erklärungen

Wann gehen die Mails raus?

Nach dem Speichern des Eintrags legt Funnelforms jede Aktion in eine Warteschlange und sendet sie im Hintergrund über den Action Scheduler oder WP-Cron. Der Besucher wartet deshalb nicht auf den Mailserver. Bei wenig Besuchern oder abgeschaltetem WP-Cron kann sich der Versand verzögern.

Was passiert, wenn eine Mail nicht rausgeht?

Der Eintrag bleibt gespeichert. Funnelforms versucht den Versand insgesamt dreimal, nach einer und nach vier Minuten erneut. Eine ungültige Adresse wiederholt es nicht. Ist bei „Bestätigung an den Besucher“ das E-Mail-Feld leer, gilt die Aktion als „Übersprungen“. Im Eintrag siehst du bei Gesendet an den Status. Unter Erneut senden … (nur Pro) wählst du eine Aktion und schickst sie mit Absenden nochmal los. Zustellungen, die nach allen Versuchen scheitern, meldet der Test „Funnelforms-Zustellungen“ unter Werkzeuge → Website-Zustand. Die letzten Zustellungen stehen unter Funnelforms → Einstellungen → E-Mail im Abschnitt Mails und Zustellungen.

Welche Platzhalter gibt es?

Die Auswahl Platzhalter bietet:

{{answers}}: alle Antworten.
{{entry:id}}, {{entry:date}}, {{entry:time}}: Nummer, Datum und Uhrzeit des Eintrags.
{{form:title}} und {{page:url}}: Name des Formulars und die Seite, auf der es stand.
{{visit:device}}, {{visit:browser}}, {{visit:duration}}, {{visit:referrer}}: Gerät, Browser, Ausfülldauer und Herkunft.
{{utm}} und {{utm:source}} bis {{utm:content}}: UTM-Werte.
{{field:...}}: ein einzelnes Feld, mit dem Variablennamen des Feldes.
{{calc:...}} (nur Pro): das Ergebnis einer Berechnung.
{{booking:date}}, {{booking:time}}, {{booking:name}}, {{booking:duration}} (nur Pro): nur, wenn das Formular eine Terminbuchung enthält.
{{payment:status}} und {{payment:amount}} (nur Pro): nur, wenn das Formular eine Zahlung hat. {{payment:reference}} setzt die Referenz der Zahlung ein. Alle drei stehen in der Liste Platzhalter.

Was Besucher eingegeben haben, wird in Mails als Text behandelt; eingegebenes HTML wird nicht ausgeführt.

Welche Anhänge gibt es?

Eintrag als PDF anhängen (nur Pro) erstellt ein PDF mit Formularname, Antworten, Kontaktdaten und Berechnungsergebnissen. Das PDF der Mail an dich nutzt die Sprache der Website, das PDF der Bestätigung die Sprache des Besuchers. In Funnelforms Free erscheint der Schalter nur bei einer Mail, die ihn schon eingeschaltet hat, damit du ihn ausschalten kannst.
Hochgeladene Dateien (nur Pro, weil der Datei-Upload ein Pro-Feld ist) hängen an der Mail an dich, solange sie zusammen höchstens 10 MB groß sind. Sind sie größer, bekommt die Mail stattdessen den Hinweis, dass die Dateien wegen ihrer Größe nicht angehängt wurden.
Bei der Bestätigung gibt es unter Absender und Kopien zusätzlich Anhang (Adresse einer Datei in der Mediathek). Es werden nur Dateien aus dem Uploads-Ordner deiner Website angehängt.

Was bedeuten die Optionen unter „Absender und Kopien“?

Absendername und Absenderadresse: Leer bleibt die Adresse der Website.
Antwort an: Bei neuen Mails an dich ist hier die Adresse aus dem ersten E-Mail-Feld des Formulars vorbelegt, sodass du dem Absender direkt antworten kannst.
Kopie an (CC) und Blindkopie an (BCC).
Zeilenumbrüche übernehmen: An (Vorgabe) werden Zeilenumbrüche im Text zu Umbrüchen in der Mail. Schalte es aus, wenn du im HTML-Modus eigene Absätze setzt.
Senden über: erscheint nur, wenn es eine SMTP-Verbindung aus Funnelforms 3 gibt. Sonst läuft alles über „WordPress (oder dein Mail-Plugin)“.

Was gilt in Funnelforms Free?

Free sendet je Kontaktschritt eine E-Mail an dich und eine Bestätigung an den Besucher. Ist beides angelegt, bietet Aktion hinzufügen keine weitere Mail an. Darunter steht mit dem Abzeichen Pro der Hinweis, dass Webhooks, CRM- und Newsletter-Tools, Slack und Teams, SMS, WhatsApp, Conversion-Tracking und mehr als eine Mail jeder Art zu Funnelforms Pro gehören. Das Symbol Duplizieren ist in Free ausgegraut. Die Zahl der Empfänger bei An, CC und BCC ist in Free nicht begrenzt.

Wie ist es bei mehreren Sprachen?

Betreff, Nachricht und die übrigen Textfelder pflegst du je Sprache (Formulare in mehreren Sprachen gibt es nur in Pro). Im Editor stellst du die Sprache um; in den Feldern der anderen Sprachen siehst du den Text der Standardsprache als Hinweis.

Best Practices

Nutze als Absenderadresse eine Adresse deiner eigenen Domain. Sonst landen Mails leichter im Spam.
Lass bei der Mail an dich die Antwortadresse auf das E-Mail-Feld des Formulars zeigen, so antwortest du mit einem Klick.
Teste jede Mail mit einem eigenen Eintrag und prüfe den Spam-Ordner.
Ein Mail-Plugin mit SMTP-Zugang deines Mail-Anbieters ist zuverlässiger als der Versand über die Mail-Funktion des Servers.

Troubleshooting

Problem	Ursache	Lösung
Aktion zeigt „Unvollständig“ und „Gib einen Empfänger an.“	Das Feld An ist leer.	Trage eine Adresse ein.
„Füge einem Kontaktschritt ein E-Mail-Feld hinzu, um eine Bestätigung zu senden.“	Das Formular hat kein E-Mail-Feld im Kontaktschritt.	Füge dem Kontaktschritt ein E-Mail-Feld hinzu.
Mail kommt im Spam an	Absenderadresse gehört nicht zur Domain des Servers.	Nutze unter Absender und Kopien eine Adresse deiner Domain.
Status „Übersprungen“	Die Mail hat keinen gültigen Empfänger, zum Beispiel weil der Besucher das E-Mail-Feld nicht ausgefüllt hat.	Mache das Feld zum Pflichtfeld oder prüfe den Platzhalter bei An.
Free: Aktion hinzufügen bietet keine Mail mehr an	Der Kontaktschritt hat schon je eine Mail an dich und eine Bestätigung.	Ergänze die vorhandene Mail, etwa um weitere Empfänger bei An oder CC. Mehrere Mails derselben Art gibt es in Pro.
Mail kommt gar nicht an	Mailversand der Website oder Adresse.	Siehe E-Mails kommen nicht an.

Tipps

Mit Duplizieren (nur Pro, Symbol neben der Aktion) kopierst du eine fertige Mail, etwa für ein zweites Team.
Bei einem Formular mit Zahlung (nur Pro) wählst du unter Wann „Sobald die Zahlung eingegangen ist“, damit die Mail erst nach erfolgreicher Zahlung rausgeht.
Bei mehreren Kontaktschritten legst du unter Für Einträge aus fest, für welchen Kontaktschritt die Mail gilt. „Jedem Kontaktschritt“ bedeutet, sie läuft bei allen.

FAQ

Kann ich die Mail an mehrere Personen senden? Ja, auch in Free. Trage bei An mehrere Adressen durch Kommas getrennt ein oder nutze CC und BCC.

Kann ich eigenes HTML in der Mail verwenden? Ja. Mit der Schaltfläche HTML im Editor wechselst du zur Quelltext-Ansicht. Skripte, Frames und Formularelemente entfernt der Editor.

Kann ich eine Mail für einen bestehenden Eintrag erneut senden? In Pro ja: Öffne den Eintrag, wähle bei Gesendet an unter Erneut senden … die Aktion und klicke auf Absenden. Funnelforms Free bietet Erneut senden … nicht an.

Wird die Bestätigung auch bei Double-Opt-in sofort gesendet? Nein. Mit Double-Opt-in (nur Pro) gehen nur die Mails an dich sofort raus; die Bestätigung an den Besucher folgt nach der Bestätigung der Adresse.