Einträge automatisch löschen (Aufbewahrung)

Du musst Einträge nicht für immer aufbewahren. Mit der Aufbewahrungsfrist löscht Funnelforms Einträge, die älter als die gewählte Zahl von Tagen sind, jeden Tag automatisch, zusammen mit ihren hochgeladenen Dateien. Das hilft dir, nicht mehr Daten zu speichern, als du brauchst. Auf neuen Websites gilt von Anfang an eine Frist von einem Jahr, und der Einrichtungsassistent fragt dich, wie lange Einträge bleiben sollen.

Voraussetzungen

Funnelforms Free 5.0 oder Funnelforms Pro 5.0. Die Aufbewahrung ist in beiden Ausgaben enthalten.
Du darfst Einstellungen ändern (Recht „Einstellungen ändern“).
WordPress führt seine geplanten Aufgaben aus (WP-Cron). Funnelforms prüft die Frist einmal am Tag.

Wo finde ich die Funktion?

Funnelforms → Einstellungen → Einträge und Spam, Karte Einträge löschen
Im Einrichtungsassistenten: Frage Wie lange sollen Einträge aufbewahrt werden?

Funktionen im Überblick

Eine Frist für alle Formulare: Feld Einträge löschen nach (Tagen).
0 bedeutet: Einträge werden nicht automatisch gelöscht.
Neue Websites starten mit 365 Tagen.
Der Einrichtungsassistent bietet 6 Monate, 12 Monate, 24 Monate und Nie an.
Mit den Einträgen werden ihre hochgeladenen Dateien, ihr Versandprotokoll und ihre Notizen (nur Pro) gelöscht.
Hochgeladene Dateien, die nie zu einem abgesendeten Eintrag wurden, räumt Funnelforms nach einem Tag auf (nur Pro, denn Datei-Uploads gibt es nur in Pro).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Frist im Einrichtungsassistenten wählen

Der Einrichtungsassistent öffnet sich nach der Installation oder dem Update für Administratoren. Solange er nicht abgeschlossen ist, führen die Seiten von Funnelforms zu ihm.
Wähle bei Wie lange sollen Einträge aufbewahrt werden? eine Frist. Auf einer neuen Website sind 12 Monate vorausgewählt. Nach einem Update von Funnelforms 3 ist deine bisherige Einstellung vorausgewählt.

Auswahl der Aufbewahrung im Einrichtungsassistenten

Unter der Auswahl steht in einem Satz, was gilt, zum Beispiel „Einträge werden 12 Monate aufbewahrt und dann automatisch gelöscht“ oder „Einträge werden nie automatisch gelöscht“.

Karte Einträge löschen mit Feld in Tagen

Schließe den Assistenten ab. Die Frist wird erst dabei gespeichert, und nur wenn sie sich von der bisherigen unterscheidet.

Frist in den Einstellungen ändern

Öffne Funnelforms → Einstellungen → Einträge und Spam.
Gehe zur Karte Einträge löschen.
Trage im Feld Einträge löschen nach (Tagen) die Zahl der Tage ein, zum Beispiel 365. Erlaubt sind Werte von 0 bis 36500.
Klicke auf Speichern.

Ab dem nächsten täglichen Lauf werden Einträge gelöscht, die vor mehr als dieser Zahl von Tagen eingegangen sind.

Erklärungen

Welche Frist gilt auf meiner Website?

Lage	Frist
Neue Website ohne Formulare und Einträge bei der Aktivierung	365 Tage, bis du etwas anderes speicherst
Website mit Formularen oder Leads aus Funnelforms 3 oder 5, noch nichts gespeichert	die Einstellung „Leads automatisch löschen“ aus Funnelforms 3; ist sie aus, wird nichts gelöscht
Wert gespeichert (Einstellungen oder Einrichtungsassistent)	nur dieser Wert

Wer von Funnelforms 3 aktualisiert, verliert so keine Leads. Im Einrichtungsassistenten erscheint die bisherige Regel in Tagen umgerechnet (eine Woche = 7, ein Monat = 30, ein Jahr = 365 Tage). Ist das keine der üblichen Fristen, steht sie als eigene Auswahl dabei.

Was wird gelöscht?

Gelöscht werden Einträge, deren Eingang länger zurückliegt als die Frist, auch archivierte. Mit jedem Eintrag verschwinden seine hochgeladenen Dateien, sein Versandprotokoll und seine Notizen. Termine, die schon vorbei sind, werden mitgelöscht; Termine, die noch bevorstehen, bleiben erhalten. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Jeder Lauf wird mit der Zahl der gelöschten Einträge im Protokoll der Administrator-Aktionen festgehalten, nicht mit dem Inhalt.

Was zeigt das Feld, solange ich nichts gespeichert habe?

Solange du keinen Wert gespeichert hast, gilt die Regel aus Funnelforms 3. Das Feld zeigt sie in Tagen umgerechnet (eine Woche = 7, ein Monat = 30, ein Jahr = 365 Tage); ist sie aus, zeigt es 0. Die Karte weist darauf hin. Speicherst du einen Wert, gilt ab dann nur noch dieser, genau in Tagen. Soll nichts automatisch gelöscht werden, speichere 0.

Kann ein Formular eine eigene Frist haben?

Im Formular kann eine eigene Frist in Tagen hinterlegt sein. Sie hat Vorrang vor der Frist der Website. Die Einstellung dafür im Builder: Diese Funktion ist derzeit in Arbeit.

Was passiert mit Einträgen aus Funnelforms 3?

Auch übernommene Einträge werden nach der Frist gelöscht. Die Kopie in der alten Leadliste von Funnelforms 3 wird dabei markiert, damit sie nicht noch einmal übernommen wird; Dateien von Leads aus Funnelforms 3 bleiben im Upload-Ordner (uploads/af2). Willst du die Daten einer bestimmten Person vollständig löschen, auch aus der alten Leadliste, nutze die Datenschutz-Werkzeuge von WordPress (siehe „Datenschutz und personenbezogene Daten“).

Was passiert mit Uploads, die nie abgesendet wurden? (nur Pro)

Wenn Besucher eine Datei hochladen und die Seite verlassen, ohne das Formular zu senden, bleibt die Datei zunächst auf dem Server. Funnelforms löscht solche Dateien nach einem Tag; die Prüfung läuft stündlich.

Was passiert mit gespeicherten Zwischenständen? (nur Pro)

Bei Formularen mit der Option Später fortsetzen speichern Besucher ihre Antworten und bekommen einen Link zum Weitermachen. Diese Antworten werden nach 30 Tagen entfernt, und sobald der Eintrag abgesendet wird.

Und die Statistik?

Die Messdaten der Statistik werden nach 400 Tagen gelöscht, unabhängig von der Frist für Einträge.

Best Practices

Lege die Frist bewusst fest. Welche Frist zu deinem Zweck passt, entscheidest du; sie sollte zu deiner Datenschutzerklärung passen. Der vorgeschlagene Text für die Datenschutzerklärung nennt die gespeicherte Frist.
Exportiere Einträge, die du länger brauchst, vor Ablauf der Frist (siehe „Einträge ansehen, filtern, exportieren und löschen“).
Prüfe nach einem Update von Funnelforms 3 im Einrichtungsassistenten, ob die vorausgewählte Frist noch passt.

Troubleshooting

Problem	Ursache	Lösung
Alte Einträge sind noch da.	Die Frist ist 0, oder der tägliche Lauf hat noch nicht stattgefunden.	Prüfe die Frist und warte den nächsten Tageslauf ab.
Einträge verschwinden, obwohl ich nichts eingestellt habe.	Auf einer neuen Website gilt eine Frist von 365 Tagen, oder es gilt noch „Leads automatisch löschen“ aus Funnelforms 3.	Speichere in Einträge löschen die gewünschte Frist, bei Bedarf 0.
Das Feld zeigt eine Frist, obwohl ich nie etwas gespeichert habe.	Es gilt noch die Regel aus Funnelforms 3; das Feld zeigt sie in Tagen.	Speichere den Wert, den du willst. Ab dann gilt nur er.
Jede Seite von Funnelforms führt zum Einrichtungsassistenten.	Der Assistent ist noch nicht abgeschlossen.	Beantworte die Fragen und schließe ihn ab.
Die Aufgaben laufen nicht.	WP-Cron wird auf der Website nicht ausgeführt.	Prüfe unter Werkzeuge → Website-Zustand die Hinweise zu wartenden Aufgaben.

Tipps

Mit Archiv nimmst du Einträge aus der Liste, ohne sie zu löschen. Die Frist löscht sie trotzdem, sobald sie abgelaufen ist.
Einen einzelnen Eintrag löschst du direkt in der Seitenleiste des Eintrags.
Wenn du den Wert änderst, gilt die neue Frist ab dem nächsten Lauf für alle bestehenden Einträge.

FAQ

Warum werden auf meiner neuen Website Einträge nach einem Jahr gelöscht? Neue Websites starten mit 365 Tagen, damit nicht mehr Daten gespeichert werden als nötig. Du änderst das im Einrichtungsassistenten oder unter Einstellungen → Einträge und Spam.

Ändert ein Update von Funnelforms 3 meine Frist? Nein. Die bisherige Regel gilt weiter und ist im Einrichtungsassistenten vorausgewählt. Gespeichert wird nur, was du dort änderst.

Wann läuft die Löschung? Einmal am Tag über die geplanten Aufgaben von WordPress.

Kann ich einzelne Einträge von der Löschung ausnehmen? Dafür gibt es keine Einstellung. Exportiere die Einträge vorher.