Datenschutz und personenbezogene Daten

Funnelforms speichert Einträge mit Kontaktdaten. Dieser Artikel zeigt die Werkzeuge, mit denen du Anfragen auf Auskunft und Löschung vollständig beantwortest, auch für alte Leads aus Funnelforms 3, wie du den Textvorschlag für deine Datenschutzerklärung nutzt und wie Schriften ohne Verbindung zu Google ausgeliefert werden. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Datenschutzerklärung.

Voraussetzungen

Funnelforms Free 5.0 oder Funnelforms Pro 5.0. Export, Löschung und Textvorschlag sind in beiden Ausgaben enthalten.
Du kannst in WordPress die Datenschutz-Werkzeuge nutzen (Export und Löschung personenbezogener Daten). Das dürfen in der Regel Administratoren.
Für die Aufbewahrungsfrist und den Datenschutzmodus brauchst du das Recht „Einstellungen ändern“.

Wo finde ich die Funktion?

Export und Löschung: Werkzeuge → Personenbezogene Daten exportieren und Werkzeuge → Personenbezogene Daten löschen (Werkzeuge von WordPress)
Textvorschlag: Einstellungen → Datenschutz in WordPress, im Leitfaden zur Datenschutzerklärung, Abschnitt „Funnelforms Pro“ oder „Funnelforms Free“
Aufbewahrung: Funnelforms → Einstellungen → Einträge und Spam → Einträge löschen
Datenschutzmodus: Funnelforms → Einstellungen → Allgemein → Datenschutzmodus
Lokale Schriften: im Editor bei der Auswahl „Schrift der Website“ unter „Google Fonts“

Funktionen im Überblick

Funnelforms hängt sich in den WordPress-Export und die Löschung ein, beide heißen „Funnelforms-Einträge“.
Gefunden werden alle Daten, in denen die E-Mail-Adresse der Anfrage steht: Einträge, gespeicherter Formularfortschritt (nur Pro) und Leads aus Funnelforms 3.
Die Löschung entfernt Einträge mit Dateien, Notizen und Buchungen und auch die alten Leads aus Funnelforms 3 mit ihren Dateien.
Ein Textvorschlag für deine Datenschutzerklärung, der deine Ausgabe, deine Frist und deinen Datenschutzmodus berücksichtigt.
Automatische Löschung von Einträgen nach einer Frist; neue Websites starten mit 365 Tagen.
Google Fonts werden einmal auf deine Website geladen; Besucher laden nichts von Google.
Löschungen auf Anfrage und durch die Frist stehen im Protokoll der Administrator-Aktionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Auskunftsanfrage beantworten

Öffne Werkzeuge → Personenbezogene Daten exportieren.
Gib die E-Mail-Adresse der anfragenden Person ein und erstelle die Anfrage.
Bestätige die Anfrage, wie von WordPress vorgesehen.
Lade den Export herunter. Er enthält unter „Funnelforms-Einträge“ die Gruppen „Formulareinträge“, „Gespeicherter Formularfortschritt“ und „Funnelforms-3-Leads“, soweit es dazu Daten gibt.

Eine Löschanfrage bearbeiten

Öffne Werkzeuge → Personenbezogene Daten löschen.
Gib die E-Mail-Adresse ein und erstelle die Anfrage.
Bestätige die Anfrage und führe die Löschung aus.
Lies die Meldung von Funnelforms. Gibt es noch Sicherungspunkte von Funnelforms 3, weist sie darauf hin (siehe unten).

Den Textvorschlag für die Datenschutzerklärung nutzen

Öffne in WordPress Einstellungen → Datenschutz und dort den Leitfaden zur Datenschutzerklärung.
Suche den Abschnitt „Funnelforms Pro“ oder in Free „Funnelforms Free“.
Kopiere die Absätze zu den Funktionen, die du nutzt, in deine Datenschutzerklärung und fülle die Stellen in eckigen Klammern aus.
Lass den Text von einer Fachperson prüfen, bevor du ihn verwendest. Der Vorschlag ist ausdrücklich als „ENTWURF, nicht rechtsverbindlich“ gekennzeichnet.

Erklärungen

Was enthält der Export?

Funnelforms sucht in allen Kontaktfeldern nach der E-Mail-Adresse der Anfrage, ohne Groß- und Kleinschreibung. Pro Eintrag enthält der Export:

Formular, Gesendet (UTC) und die Seite, auf der das Formular gesendet wurde.
Kontaktdaten und Antworten, Berechnungen und Einwilligungen mit Text und Ja/Nein.
UTM-Parameter und Tags.
Gerät, Browser und Betriebssystem.
Daten für das Conversion-Tracking, wenn sie mit Einwilligung gespeichert wurden, zum Beispiel die IP-Adresse.
Termine, hochgeladene Dateien (Name, Art und Größe) und interne Notizen. Wer eine Notiz geschrieben hat, wird nicht exportiert.

Dazu kommen gespeicherte Zwischenstände von Später fortsetzen (nur Pro) und Leads aus Funnelforms 3, die noch nicht als Eintrag übernommen wurden. Übernommene Leads stehen schon in den Formulareinträgen.

Was löscht die Löschung?

Die gefundenen Einträge, so wie die automatische Löschung: mit hochgeladenen Dateien, Versandprotokoll, Notizen und Buchungen, auch Buchungen, die noch nicht stattgefunden haben.
Gespeicherte Zwischenstände mit dieser Adresse.
Leads aus Funnelforms 3 mit dieser Adresse, samt ihren Dateien im Ordner uploads/af2. Funnelforms merkt sich die gelöschten Leads, damit eine spätere Wiederherstellung von Funnelforms 3 sie auslässt.

Im Protokoll der Administrator-Aktionen steht „Einträge auf Anfrage gelöscht“ mit der Zahl, nicht mit dem Inhalt.

Und die Sicherungspunkte von Funnelforms 3?

Beim Umstieg von Funnelforms 3 legt Funnelforms Sicherungspunkte an. Sie enthalten die alten Leads noch. Die Löschung meldet dann in Pro: „Sicherungspunkte von Funnelforms 3 enthalten die gelöschten Leads noch, bis sie unter Einstellungen → Sicherung und Rückweg gelöscht werden. Eine Wiederherstellung lässt sie aus.“ Den Reiter Sicherung und Rückweg gibt es in Funnelforms Pro für Administratoren. In Free lautet die Meldung: „Sicherungspunkte von Funnelforms 3 enthalten die gelöschten Leads noch, bis sie 30 Tage nach dem Umzug zu Funnelforms 5 von selbst gelöscht werden. Sie werden nie wiederhergestellt.“

Was steht im Textvorschlag?

Der Vorschlag beschreibt, was Funnelforms auf deiner Website verarbeitet. Er nennt das Plugin, das du nutzt, also „Funnelforms Pro“ oder „Funnelforms Free“.

In beiden Ausgaben: die Formulare und was gespeichert wird, die Frist (er nennt die Zahl der Tage, die auf deiner Website gilt, auch die aus der Einstellung von Funnelforms 3), die Formularstatistik, den Schutz vor Missbrauch und ein Captcha.
Formularstatistik: Das Plugin zählt, wie oft ein Formular gezeigt und gesendet wird, welche Schritte Besucher in welcher Reihenfolge durchlaufen und an welchen Feldern sie hängen blieben, weil eine Angabe fehlte oder ungültig war. Es nutzt eine Zufallskennung je Seitenaufruf, speichert nur deren Hash, ohne IP-Adresse oder Browserdaten, 400 Tage lang, und legt dafür nichts im Browser ab.
Erweiterte Formularstatistik (nur Pro): ein eigener Absatz zu den ausgefüllten Feldern, dem zuletzt ausgefüllten Feld vor dem Abbruch, der Geräteart und ob jemand das Formular schon einmal genutzt hat, mit der Kennung ffx_vid im lokalen Speicher für 180 Tage. Im Modus EU nennt er die Einwilligung als Rechtsgrundlage, im Modus Global das berechtigte Interesse mit Widerspruch im Cookie-Banner und Global Privacy Control.
Nur in Pro außerdem: Zwischenstände von Später fortsetzen, den Speicher im Browser bei Popups, optionale Funktionen wie Adressvorschläge, Zahlungen, Termine, Weiterleitungen und Conversion-Tracking sowie den Support durch den Hersteller.

Hinweise für dich, etwa „Prüfe die Rechtsgrundlage für jedes Formular.“, sind als Anleitung markiert. Steht der Datenschutzmodus in Pro auf Global (Opt-out), ergänzt der Vorschlag einen Hinweis, dass Tracking-Code und Dienste anderer Anbieter ohne Einwilligung laufen, solange niemand widerspricht. Der Absatz zum Conversion-Tracking nennt in beiden Modi die Einwilligung als Rechtsgrundlage, weil Funnelforms Conversions an Meta, TikTok und GA4 auch im Modus Global nur mit einem Ja im Cookie-Banner sendet. Im Modus Global kommt ein eigener Absatz zu Google-Ads-Conversions dazu, markiert mit „Nur wenn eine Google-Ads-Conversion in deinen Formularen nicht auf „Nur mit Einwilligung des Besuchers“ steht:“. Er nennt das berechtigte Interesse als Rechtsgrundlage, den Widerspruch über die Cookie-Einstellungen und das Signal Global Privacy Control. Übernimm ihn nur, wenn eine solche Conversion in deinen Formularen steht.

Wie hängt der Datenschutzmodus damit zusammen?

Der Datenschutzmodus legt fest, ob Tracking-Code, Dienste anderer Anbieter wie Google Maps oder ein Captcha und die erweiterte Formularstatistik (nur Pro) erst nach Einwilligung laufen (EU, voreingestellt) oder ohne Widerspruch (Global). Conversions an Meta, TikTok und GA4 brauchen in beiden Modi ein Ja im Cookie-Banner. Details stehen im Artikel „Datenschutzmodus (EU oder Global)“.

Wie funktioniert die automatische Löschung?

Einträge, die älter als die Frist sind, werden täglich gelöscht, mit ihren hochgeladenen Dateien. 0 behält Einträge. Neue Websites starten mit 365 Tagen, der Einrichtungsassistent fragt nach der Frist. Auf Websites mit Daten aus Funnelforms 3 gilt bis zum ersten Speichern die Einstellung „Leads automatisch löschen“ aus Funnelforms 3.

Wie werden Google Fonts ausgeliefert?

Wählst du im Editor eine Schrift aus „Google Fonts“, lädt der Server deiner Website sie einmal von Google herunter und legt die Dateien in deinem Upload-Ordner ab (Regular, Medium, Semibold und Bold in Latin und Latin Extended). Besucher laden die Schrift von deiner Website und nehmen keinen Kontakt zu Google auf. Prüfe, ob die Lizenz der Schrift die Nutzung auf Websites erlaubt.

Speichert Funnelforms IP-Adressen für den Spam-Schutz?

Die Begrenzung der Einträge pro Besucher erkennt Besucher an einem Hash der IP-Adresse mit einem Salz. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert.

Best Practices

Lege eine Frist fest, die zu deinem Zweck passt. Der Textvorschlag übernimmt sie dann automatisch.
Beantworte Auskunfts- und Löschanfragen über die WordPress-Werkzeuge, damit sie dokumentiert sind.
Lösche nach dem Umstieg von Funnelforms 3 die Sicherungspunkte, sobald du sie nicht mehr brauchst. Erst dann sind gelöschte Leads überall weg.
Übernimm aus dem Textvorschlag nur die Absätze zu Funktionen, die du wirklich nutzt.

Troubleshooting

Problem	Ursache	Lösung
Der Export zeigt keine Funnelforms-Daten.	Kein Eintrag und kein Lead enthält diese E-Mail-Adresse.	Prüfe die Schreibweise; die Suche nutzt die Adresse der Anfrage.
Die Löschung meldet Sicherungspunkte von Funnelforms 3.	Die Punkte enthalten die alten Leads noch.	Lösche die Punkte in Pro unter Einstellungen → Sicherung und Rückweg, wenn du sie nicht mehr brauchst. In Free werden sie 30 Tage nach dem Umzug von selbst gelöscht. Eine Wiederherstellung lässt die gelöschten Leads ohnehin aus.
Der Textvorschlag nennt keine Frist, sondern eine Lücke zum Ausfüllen.	Auf der Website gilt keine Frist: Unter Einträge löschen steht 0, und aus Funnelforms 3 gilt keine automatische Löschung.	Speichere eine Frist oder trage sie im Text selbst ein.
Einträge werden nicht automatisch gelöscht.	Die Frist steht auf 0, oder es gilt die Einstellung aus Funnelforms 3.	Speichere die Frist unter Einträge löschen.
„Die Schrift konnte nicht geladen werden. Versuch es später noch einmal.“	Der Download von Google ist fehlgeschlagen.	Versuch es später erneut.
„Du hast in der letzten Stunde viele Schriften hinzugefügt. Versuch es später noch einmal.“	Pro Benutzer sind 30 Downloads je Stunde erlaubt.	Warte eine Stunde.

Tipps

Hinweis: Rechtliche Texte wie Datenschutzerklärung oder Auftragsverarbeitungsvertrag stellt dieser Artikel nicht bereit. Der Textvorschlag im Plugin ist ein Entwurf und muss geprüft werden.

Die Diagnose und das Ticket an den Support enthalten keine Einträge und keine Kontaktdaten. Die wöchentlichen Diagnosedaten an Funnelforms, die ein Administrator einschalten kann, enthalten keine Daten deiner Besucher (siehe Diagnosedaten an Funnelforms senden).
Tracking-Code und Skripte in Formularinhalten laufen nur, wenn ein Administrator es unter Einstellungen → Allgemein erlaubt.

FAQ

Löscht die Löschung auch alte Leads aus Funnelforms 3? Ja. Leads aus Funnelforms 3 mit dieser Adresse werden samt ihren Dateien gelöscht, und eine spätere Wiederherstellung lässt sie aus.

Löscht die Löschung auch hochgeladene Dateien? Ja, die Dateien der gefundenen Einträge und Leads werden mit gelöscht.

Warum heißt der Textvorschlag in Free anders? Der Abschnitt im Leitfaden trägt den Namen des Plugins, das du nutzt: „Funnelforms Free“ oder „Funnelforms Pro“. In Free fehlen die Absätze zu Funktionen, die es nur in Pro gibt. Übernimm nur die Absätze zu Funktionen, die du nutzt.

Brauche ich für Google Fonts eine Einwilligung? Besucher laden die Schriften von deiner Website, nicht von Google. Ob du etwas in deine Datenschutzerklärung aufnimmst, entscheidest du mit deiner Rechtsberatung.