Ein Agent mit dem Ziel Termin vereinbaren bietet dem Lead freie Zeiten einer deiner Terminarten an und bucht die Zeit, der er zustimmt, noch während des Gesprächs. Es gelten dieselben Regeln wie bei einer Buchung im Formular: Zeiten, Dauer, Team, Pufferzeiten und verbundene Kalender der Terminart. Der Lead bekommt die gewohnte Bestätigung, und der Termin steht unter Funnelforms → Termine und in deinem Kalender.
Voraussetzungen
- Funnelforms Pro. In Funnelforms Free ist diese Funktion nicht enthalten.
- Funnelforms Pro 5.0.8 oder neuer.
- Ein Agent unter Funnelforms → KI-Telefonagent, wie in Agenten anlegen und bearbeiten beschrieben.
- Mindestens eine Terminart unter Funnelforms → Termine.
- Empfohlen: ein verbundener Google-, Microsoft- oder CalDAV-Kalender, den die Terminart prüft. Sonst zählen nur Termine, die in Funnelforms gebucht sind, als belegt.
- Damit der Agent im Gespräch bucht, muss ElevenLabs deine Website aus dem Internet erreichen. Sonst bucht Funnelforms die vereinbarte Zeit direkt nach dem Gespräch.
Wo finde ich die Funktion?
Funnelforms → KI-Telefonagent, Agent Bearbeiten oder Neuer Agent, unter Name und Ziel das Ziel Termin vereinbaren. Darunter erscheint der Abschnitt Termine mit der Auswahl Bucht in die Terminart.
Funktionen im Überblick
- Bucht in die Terminart: die Terminart, in die der Agent bucht, mit ihren Dauern.
- Nichts buchen, nur Wunschtermin notieren: Der Agent fragt nur nach einer passenden Zeit und schreibt sie in den Eintrag.
- Echte freie Zeiten im Gespräch, auf Wunsch auch an anderen Tagen.
- Umbuchen im selben Gespräch.
- Bestätigung, Erinnerungen und Kalendereintrag wie bei einer Buchung im Formular, nach den Einstellungen der Terminart.
- Testanruf mit echten freien Zeiten, ohne zu buchen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Lege unter Funnelforms → Termine eine Terminart an, zum Beispiel „Beratung“, 30 Minuten, telefonisch, Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr.
- Wähle in der Terminart den Kalender, der belegte Zeiten liefert und neue Termine bekommt.
- Öffne Funnelforms → KI-Telefonagent und klicke beim Agenten auf Bearbeiten.
- Wähle bei Was soll der Anruf erreichen? das Ziel Termin vereinbaren.
- Wähle im Abschnitt Termine bei Bucht in die Terminart deine Terminart. Gibt es Terminarten, ist die erste schon gewählt.
- Prüfe rechts unter So läuft der Anruf die Zeile „Bietet zwei freie Zeiten für „Beratung“ an und bucht die, die der Lead nimmt.“
- Klicke auf Speichern.
- Klicke in der Liste Agenten auf Testanruf, nimm den Anruf an und frag nach einem Termin. Der Agent nennt echte freie Zeiten, bucht im Test aber nichts.
- Sende danach das Formular mit diesem Agenten einmal echt ab und stimme im Gespräch einer Zeit zu.
- Prüfe den Termin unter Funnelforms → Termine, in deinem Kalender und die Notiz am Eintrag.
Erklärungen
Wie bucht der Agent?
Im Gespräch fragt der Agent bei deiner Website die freien Startzeiten der Terminart ab, jeweils für bis zu drei Tage, und bietet dem Lead zwei davon an. Wünscht der Lead einen anderen Tag, fragt er für diesen Tag nach. Die Zeiten nennt er in der Zeitzone deiner Website, mit Wochentag. Stimmt der Lead zu, bucht der Agent den Termin sofort und bestätigt ihn. Ist die Zeit inzwischen belegt, sagt er das und bietet Zeiten in der Nähe an. Bittet der Lead im selben Gespräch um eine andere Zeit, bucht der Agent um; am Eintrag hängt am Ende nur ein Termin.
Was passiert nach dem Gespräch?
Der Termin bekommt dieselben Nachrichten wie eine Buchung im Formular: die Bestätigung an den Lead, die Erinnerungen und den Eintrag in deinen Kalender, je nachdem, was die Terminart eingestellt hat. Die Notiz am Eintrag bekommt die Zeile „Termin gebucht: Beratung, …“ mit Datum und Uhrzeit.
Was, wenn ElevenLabs meine Website nicht erreicht?
Für die Abfrage der freien Zeiten ruft ElevenLabs während des Gesprächs deine Website auf. Bei einer lokalen Testseite oder einer Seite hinter einem Passwortschutz geht das nicht. Die Seite KI-Telefonagent zeigt dann den Hinweis „ElevenLabs erreicht diese Website nicht aus dem Internet …“. Der Agent vereinbart trotzdem eine Zeit, und Funnelforms bucht sie direkt nach dem Gespräch. Ist sie dann nicht mehr frei, steht am Eintrag „Termin nicht gebucht: … war nicht mehr frei. Bitte melde dich beim Lead.“
Wann bucht der Agent nicht?
- Im Testanruf. Er bietet die echten freien Zeiten an, bucht aber nichts.
- Wenn der Lead schon einen anderen künftigen Termin am Eintrag hat.
- Bei Nichts buchen, nur Wunschtermin notieren. Dann steht die vereinbarte Zeit nur als „Vereinbarter Termin“ in der Notiz.
- Ohne Terminart. Die Seite zeigt dann „Noch keine Terminart“ mit Terminart anlegen; bis dahin notiert der Agent nur einen Wunschtermin.
Warum fehlen beim Ziel „Termin vereinbaren“ die Startfragen?
Die Terminart bringt Tag, Uhrzeit und Art des Termins mit. Deshalb startet ein Agent, der bucht, ohne eigene Fragen. Du kannst trotzdem Fragen hinzufügen, zum Beispiel zum Anliegen.
Best Practices
- Verbinde einen Kalender und wähle ihn in der Terminart. Ohne ihn kennt der Agent deine übrigen Termine nicht und kann eine Zeit anbieten, zu der du belegt bist.
- Lege für Telefontermine des Agenten eine eigene Terminart an, mit Zeiten, in denen dein Team sicher Zeit hat.
- Teste vor dem Start mit einem Testanruf und frag nach einer Zeit, zu der du in deinem Kalender schon einen Termin hast. Der Agent muss sie ablehnen.
Troubleshooting
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Kein Kalender mit dieser Terminart verbunden“ | Die Terminart prüft keinen Kalender. | Klicke auf Kalender verbinden oder Kalender in der Terminart wählen. |
| „Noch keine Terminart“ | Unter Termine gibt es keine Terminart. | Klicke auf Terminart anlegen und lade die Seite KI-Telefonagent danach neu. |
| Nach dem Gespräch fehlt der Termin. | ElevenLabs erreicht die Website nicht, die Buchung folgt nach dem Gespräch. | Warte einige Minuten und lade eine Admin-Seite neu. Steht „Termin nicht gebucht“ in der Notiz, melde dich beim Lead. |
| Der Agent bietet eine Zeit an, zu der du belegt bist. | Der Kalender ist nicht in der Terminart gewählt. | Wähle den Kalender in der Terminart. |
| Bei Bucht in die Terminart steht „Gelöschte Terminart“. | Die Terminart wurde gelöscht. | Wähle eine andere Terminart und speichere. |
Tipps
- Terminarten bearbeiten unter der Auswahl öffnet Funnelforms → Termine in einem neuen Tab. Lade danach die Seite KI-Telefonagent neu, damit neue Terminarten in der Auswahl stehen.
- Gebuchte Termine verwaltest du wie jeden anderen Termin unter Funnelforms → Termine.
FAQ
Bucht der Testanruf einen Termin? Nein. Er nennt echte freie Zeiten, bucht aber nichts.
Bekommt der Lead eine Bestätigung? Ja, wenn die Terminart Bestätigungen verschickt. Es ist dieselbe wie bei einer Buchung im Formular.
Kann der Lead im Gespräch umbuchen? Ja. Der Agent verschiebt den gebuchten Termin, am Eintrag bleibt nur einer.
Zählen die Termine meines Teams? Ja. Team, Zeiten, Pufferzeiten und verbundene Kalender der Terminart gelten wie bei einer Buchung im Formular.