Agenten anlegen und bearbeiten

Ein Agent ist die Stimme am Telefon: Er hat ein Ziel, eine Sprache und eine Stimme, stellt deine Fragen und ruft nur zu deinen Anrufzeiten an. Du legst ihn einmal unter Funnelforms → KI-Telefonagent an und verknüpfst ihn danach in beliebig vielen Formularen. Dieser Artikel erklärt jede Einstellung des Agenten.

Voraussetzungen

• Funnelforms Pro. In Funnelforms Free ist diese Funktion nicht enthalten.
• Funnelforms Pro 5.0.8 oder neuer.
• Du hast das Recht, die Einstellungen zu ändern.
• ElevenLabs ist verbunden, wie in KI-Telefonagent einrichten beschrieben. Ohne Nummer kannst du einen Agenten speichern; er ruft an, sobald er eine Nummer hat.

Wo finde ich die Funktion?

Funnelforms → KI-Telefonagent, Liste Agenten:

• Einen neuen Agenten legst du mit Neuer Agent an (beim ersten Agenten mit Agent anlegen in der Karte In vier Schritten einrichten).
• Einen bestehenden Agenten änderst du mit Bearbeiten in seiner Zeile.
• Testanruf in der Zeile ruft dich sofort mit diesem Agenten an.

Funktionen im Überblick

• Name und Ziel: vier Ziele, jedes mit eigenen Starttexten.
• Termine: beim Ziel Termin vereinbaren die Terminart, in die der Agent bucht.
• Sprache und Stimme: 23 Sprachen, die Stimmen deines ElevenLabs-Kontos mit Hörprobe.
• Wie sich der Agent vorstellt: Firmenname und Begrüßung.
• Prompthinweise: Regeln, Tonalität, Anrede und was der Agent über euch sagen darf und was nie.
• Was der Agent fragt: bis zu 8 Fragen, jede landet als eigene Zeile im Eintrag.
• Wann er anruft: Nummer, Zeitzone, Land der Leads, Tage, Uhrzeiten, Wartezeit, Wiederholungen.
• Wenn der Lead mit einem Menschen sprechen will: Weiterverbinden an deine Nummer.
• Nach dem Anruf: Lead-Phase, Gesprächsverlauf, weitere Anweisungen, Tagesgrenze.
• Rechts im Fenster die Vorschau So läuft der Anruf und Landet im Eintrag.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffne Funnelforms → KI-Telefonagent und klicke auf Neuer Agent.
2. Gib unter Name und Ziel einen Namen ein (höchstens 80 Zeichen). Er dient nur dir, um den Agenten in Formularen zu finden.
3. Wähle bei Was soll der Anruf erreichen? eines der vier Ziele.
4. Wähle unter Sprache und Stimme die Sprache des Anrufs.
5. Wähle eine Stimme. Die Liste zeigt zuerst die Stimmen der gewählten Sprache, „Gut für Gespräche“ oben. Mit Anhören spielst du eine Probe ab.
6. Prüfe unter Wie sich der Agent vorstellt den Firmennamen. Ist das Feld leer, nennt der Agent den Titel deiner Website.
7. Passe die Begrüßung an. Sie folgt direkt auf den Satz „Hallo, hier spricht der KI-Assistent von …“.
8. Schreibe unter Prompthinweise bei Hinweise für den Agenten in deinen Worten, was ihr anbietet, wie der Agent sprechen und Leute ansprechen soll und was er nie sagen oder tun darf. Ein leeres Feld zeigt einen Beispieltext.
9. Ändere unter Was der Agent fragt die Fragen, entferne welche mit Entfernen oder füge mit Frage hinzufügen weitere hinzu.
10. Wähle unter Wann er anruft bei Ruft an von der Nummer die Nummer, bei Bedarf eine Zeitzone und ein Land der Leads, dann die Tage und die Zeiten Von und Bis.
11. Wähle bei Erster Anruf, wie lange nach dem Absenden der Agent anruft, und bei Wenn niemand rangeht, wie oft er es noch einmal versucht.
12. Trage bei Bedarf unter Wenn der Lead mit einem Menschen sprechen will eine Nummer bei Mit dieser Nummer verbinden ein.
13. Wähle unter Nach dem Anruf eine Lead-Phase und ob das ganze Gespräch gespeichert werden soll.
14. Klicke auf Agent anlegen (bei einem bestehenden Agenten auf Speichern). Ein neuer Agent öffnet danach gleich den Testanruf.

Erklärungen

Welches Ziel passt?

Jedes Ziel bringt eine passende Begrüßung und passende Fragen mit, auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch; andere Sprachen starten mit englischen Texten. Wechselst du Ziel oder Sprache, tauschen sich die Texte nur, solange du sie noch nicht geändert hast. Ob das Ziel erreicht ist, bewertet ElevenLabs nach dem Gespräch. Wie der Agent Termine bucht, erklärt Termine im Gespräch buchen.

Wie klingt der Agent?

Die Liste Stimme zeigt die Stimmen deines ElevenLabs-Kontos. Stimmen, die ElevenLabs für Agenten nicht erlaubt, sind ausgeblendet. Mit den Filtern wechselst du zwischen den Stimmen der Sprache und Alle Stimmen, mit Weiblich und Männlich grenzt du ein, ab neun Stimmen gibt es eine Suche. Standardstimme überlässt ElevenLabs die Wahl. Hat dein Konto keine Stimme für die Sprache, öffnest du mit Stimmen-Bibliothek öffnen die Bibliothek von ElevenLabs. Jede Stimme spricht jede Sprache, eine Stimme der Sprache klingt aber natürlicher.

Was sagt der Agent zuerst?

Jeder Anruf beginnt mit einem festen Satz, zum Beispiel „Hallo, hier spricht der KI-Assistent von Muster GmbH.“, danach kommt deine Begrüßung (höchstens 500 Zeichen). Den Satz kannst du nicht ändern oder abschalten, weil Angerufene wissen müssen, dass eine KI spricht. Der Satz kommt in 14 Sprachen in der Sprache des Anrufs. Bei Griechisch, Ungarisch, Rumänisch, Russisch, Japanisch, Koreanisch, Chinesisch, Indonesisch und Vietnamesisch sagt der Agent ihn auf Englisch.

Wozu dienen die Prompthinweise?

Im Bereich Prompthinweise steht ein Feld Hinweise für den Agenten (höchstens 4000 Zeichen). Schreib es so, wie du eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen einweisen würdest: was ihr anbietet, ob der Agent siezt oder duzt, welcher Ton passt, was er über euch sagen darf und was nie, zum Beispiel „Nenne nie Preise; biete stattdessen einen Rückruf durch unser Team an.“ Der Agent hält sich in jedem Anruf daran. Die festen Regeln gehen immer vor: der Satz zum KI-Assistenten am Anfang, die Einwilligung und die Anrufzeiten.

Wie stellt der Agent seine Fragen?

Jede Frage hat zwei Felder: Frage 1, Frage 2 und so weiter ist der kurze Name, so wie er im Eintrag stehen soll (zum Beispiel „Budget“, höchstens 80 Zeichen). Was genau herausfinden sagt dem Agenten, was er wissen will (zum Beispiel „Ungefährer Betrag, den die Person ausgeben möchte“, höchstens 300 Zeichen). Der Agent fragt eins nach dem anderen und lässt weg, was das Formular schon beantwortet. Zusätzlich hält er immer fest, wie interessiert der Lead ist, Notizen, einen Wunschtermin für einen Rückruf und beim Ziel Termin vereinbaren den Termin.

Wann ruft der Agent an?

• Tage, Von und Bis gelten in der Zeitzone des Agenten. Leer heißt: Zeitzone der Website (WordPress: Einstellungen → Allgemein). Nach derselben Zeitzone richten sich Rückrufe und die Uhrzeit, die der Agent im Gespräch kennt. Standard ist Montag bis Freitag, 09:00 bis 19:00.
• Land der Leads gilt für Nummern, die ohne Landesvorwahl eingegeben wurden, zum Beispiel 0152 …: Der Agent wählt sie in diesem Land. Leer heißt: Land der Formularsprache. Mehr dazu in KI-Telefonagent im Formular verknüpfen.
• Ein Anruf startet spätestens fünf Minuten, bevor das Zeitfenster schließt. Leads, die das Formular nachts abschicken, werden am nächsten Morgen angerufen.
• Erster Anruf: Sofort oder nach 1, 2, 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten. Standard sind 2 Minuten.
• Wenn niemand rangeht: Nicht noch einmal anrufen, Noch einmal versuchen oder bis zu 3 weitere Versuche (Standard: 2). Nächster Versuch nach 30 Minuten, 1, 2, 4 oder 24 Stunden (Standard: 1 Stunde).
• Ein Anrufbeantworter zählt als nicht erreicht: Der Agent legt ohne Nachricht auf.
• Hat der Lead keine Zeit und nennt einen anderen Tag und eine Uhrzeit, ruft der Agent dann wieder an, innerhalb der Anrufzeiten.
• Ein Gespräch dauert höchstens 10 Minuten.

Was passiert beim Weiterverbinden?

Trägst du bei Mit dieser Nummer verbinden eine Nummer mit Ländervorwahl ein, zum Beispiel +49 30 1234567, verbindet der Agent das Gespräch dorthin, wenn der Lead sofort mit deinem Team sprechen will. Er kündigt das vorher an. Ohne Nummer bietet der Agent kein Weiterverbinden an.

Was stellst du unter „Nach dem Anruf“ ein?

• Lead in diese Phase verschieben, wenn das Ziel erreicht ist: zum Beispiel „Kontaktiert“. Mit Lead-Phase so lassen ändert sich nichts.
• Das ganze Gespräch im Eintrag speichern: Sonst bekommt der Eintrag nur die Zusammenfassung und die Antworten.
• Weitere Einstellungen öffnet zwei Felder: Weitere Anweisungen (optional, in deinen Worten, zum Beispiel „Nenne nie Preise. Biete stattdessen einen Rückruf durch unser Team an.“) und Höchstens Anrufe pro Tag (10 bis 1000, Standard 50). Über der Grenze warten die Anrufe auf das nächste Zeitfenster.

Was zeigt die Liste der Agenten?

Jede Zeile zeigt Name, Anrufzeiten, Ziel, Sprache, Stimme und Nummer. Bereit heißt, der Agent kann anrufen. Nicht bereit nennt den Grund: „Wähle die Nummer, von der er anruft.“ oder „Noch nicht in ElevenLabs eingerichtet: Speichere ihn erneut.“

Wie lösche ich einen Agenten?

Öffne den Agenten mit Bearbeiten, klicke auf Löschen und bestätige mit Agent löschen. Formulare, die ihn nutzen, rufen dann nicht mehr an. Im Formular zeigt die Aktion danach „Gelöschter Agent“.

Best Practices

• Formuliere Was genau herausfinden so, wie du es einem neuen Kollegen am Telefon erklären würdest.
• Schreibe in die Prompthinweise nur, was der Agent sagen darf, und nenne klar, was er nie sagen soll, etwa Preise oder feste Zusagen.
• Lege für sehr unterschiedliche Angebote eigene Agenten an. Für ähnliche Formulare reicht ein Agent; was das Formular besonders macht, sagt die Aktion im Formular.
• Höre nach jeder Änderung an Begrüßung oder Fragen einen Testanruf an.

Troubleshooting

Tipps

• Mit Schlüssel ändern kannst du ein anderes ElevenLabs-Konto verbinden. Funnelforms richtet deine Agenten dann in diesem Konto neu ein.
• Die Vorschau rechts zeigt beim Tippen, wie der Anruf beginnt und was im Eintrag landet.
• Ein neuer Agent übernimmt bei Firmenname den Titel deiner Website (WordPress: Einstellungen → Allgemein).

FAQ

Wie viele Fragen kann ein Agent stellen? Bis zu 8. Interesse und Notizen hält er zusätzlich immer fest.

Kann ich einen Agenten in mehreren Formularen nutzen? Ja. Im Formular sagst du bei Worum es in diesem Formular geht, worum es jeweils geht.

Ruft der Testanruf auch außerhalb der Anrufzeiten an? Ja. Der Testanruf geht sofort raus und tut so, als hättest du gerade ein Formular abgeschickt.

Gilt eine Änderung am Agenten sofort für alle Formulare? Ja. Nach Speichern nutzt jeder neue Anruf die neuen Einstellungen.

Weiterführende Artikel

• KI-Telefonagent einrichten
• Termine im Gespräch buchen
• Ergebnisse der Anrufe im Eintrag