Bei einer Terminart für Videocalls bekommt jeder Termin sein eigenes Meeting, statt dass alle Besucher denselben Link nutzen. Du wählst Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams, und Funnelforms legt das Meeting an, sobald ein Termin gebucht ist. Der Link steht in der Bestätigung, in jeder Erinnerung und im Kalendereintrag. Verschiebt jemand den Termin, bleibt der Link gleich, und das Meeting zieht mit. Wird der Termin abgesagt, verschwindet das Meeting.
Voraussetzungen
- Funnelforms Pro. In Funnelforms Free ist diese Funktion nicht enthalten.
- Funnelforms Pro 5.0.8 oder neuer.
- Für die Terminart das Recht „Formulare bearbeiten“, für Zoom unter Funnelforms → Integrationen das Recht „Einstellungen ändern“.
- Eine Terminart mit der Art Videocall, siehe Terminarten anlegen und einstellen.
- Google Meet: Die Terminart trägt ihre Termine in einen verbundenen Google-Kalender ein, oder in den Kalender der gebuchten Person.
- Microsoft Teams: Die Terminart trägt ihre Termine in einen verbundenen Microsoft-Kalender ein, oder in den Kalender der gebuchten Person. Das Konto braucht Microsoft 365 für Arbeit oder Schule mit Teams.
- Zoom: ein Zoom-Konto, das du unter Funnelforms → Integrationen verbindest.
Wo finde ich die Funktion?
- In der Terminart: Funnelforms → Termine → Reiter Terminarten → Bearbeiten, bei Art die Auswahl Videocall, darunter Videomeeting. Im Formular erreichst du dieselbe Terminart über die Frage Termin → Terminart bearbeiten.
- Die Konten: Funnelforms → Integrationen, Abschnitt Videomeetings mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams.
Funktionen im Überblick
| Auswahl bei Videomeeting | Was passiert |
|---|---|
| Ein Link für alle Termine | Wie bisher: Du trägst einen Videolink ein, und jeder Termin bekommt denselben. |
| Zoom | Jeder Termin bekommt ein eigenes Zoom-Meeting in dem Konto, das du bei Zoom-Konto wählst. |
| Google Meet | Jeder Termin bekommt ein eigenes Google Meet im Termin des Google-Kalenders. |
| Microsoft Teams | Jeder Termin bekommt ein eigenes Teams-Meeting im Termin des Microsoft-Kalenders. |
Dazu kommen:
- Das Zoom-Konto der gebuchten Person: Bei Terminarten mit mehreren Personen nutzt jede Person ihr eigenes Zoom-Konto.
- Verbundene Zoom-Konten unter Funnelforms → Integrationen, je mit Genutzt von, Wessen Konto, Zoom erneut verbinden und Zoom-Konto entfernen.
- Der Link des Termins in der Bestätigung, in jeder Erinnerung, in der Kalenderdatei und im Kalendereintrag, bei Zoom mit dem Kenncode in einer eigenen Zeile.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Google Meet oder Microsoft Teams
- Verbinde unter Funnelforms → Integrationen einen Google- oder Microsoft-Kalender, falls noch keiner verbunden ist, siehe Kalender verbinden.
- Öffne Funnelforms → Termine → Reiter Terminarten und klicke bei deiner Terminart auf Bearbeiten.
- Wähle bei Art die Auswahl Videocall.
- Wähle bei Videomeeting die Auswahl Google Meet oder Microsoft Teams.
- Wähle im Bereich Kalender bei Termine eintragen in den passenden Kalender: einen Google-Kalender für Google Meet, einen Microsoft-Kalender für Teams. Bei Terminarten mit mehreren Personen geht auch der Kalender der gebuchten Person.
- Speichere die Terminart.
- Buche zur Probe einen Termin über dein Formular und prüfe den Link in der Bestätigung.
Zoom
- Öffne Funnelforms → Integrationen und klicke im Abschnitt Videomeetings auf Zoom verbinden.
- Melde dich im neuen Fenster bei Zoom an und erlaube Funnelforms, die Meetings deiner Termine anzulegen, zu verschieben und zu löschen.
- Warte auf „Zoom ist verbunden. Du kannst dieses Fenster schließen.“ und schließe das Fenster. Das Konto steht danach unter Verbundene Zoom-Konten.
- Öffne Funnelforms → Termine → Reiter Terminarten und klicke bei deiner Terminart auf Bearbeiten.
- Wähle bei Art die Auswahl Videocall und bei Videomeeting die Auswahl Zoom.
- Wähle bei Zoom-Konto das verbundene Konto. Bei Terminarten mit mehreren Personen kannst du Das Zoom-Konto der gebuchten Person wählen.
- Speichere die Terminart und buche zur Probe einen Termin.
Erklärungen
Wann entsteht das Meeting?
Sobald ein Termin bestätigt ist. Wartet eine Buchung auf deine Bestätigung, bekommt sie ihr Meeting erst danach. Bei Terminarten, die mehrere Personen für einen Termin buchen, teilen sich alle ein Meeting.
Was passiert beim Verschieben und Absagen?
Beim Verschieben bleibt der Link gleich, und das Meeting bekommt die neue Zeit. Beim Absagen löscht Funnelforms das Zoom-Meeting; Google Meet und Teams verschwinden mit dem Kalendereintrag. Geht ein Termin an eine andere Person, deren eigenes Zoom-Konto die Meetings hält, legt Funnelforms das Meeting in ihrem Konto neu an und löscht das alte.
Was steht in den Mails?
Der Link des Meetings steht als Ort in der Bestätigung, in jeder Erinnerung, in der Kalenderdatei und im Kalendereintrag. Der Platzhalter {{booking:location}} enthält bei diesen Terminarten den Link. Bei Zoom steht der Kenncode in einer eigenen Zeile, zum Beispiel „Kenncode: 123456“. Mehr zu den Mails in Benachrichtigungen und Erinnerungen bei Terminen.
Welche Daten gehen an Zoom?
Nur der Name der Terminart, Start, Dauer und Zeitzone, nichts über den Besucher. Die Anmeldung bei Zoom läuft über Funnelforms, die Meetings legt deine Website direkt in deinem Zoom-Konto an. Der Zugriff wird verschlüsselt auf deiner Website gespeichert. Google Meet und Teams brauchen keine eigene Verbindung und keine neuen Rechte, weil sie mit dem Kalendereintrag entstehen.
Was passiert, wenn kein Meeting angelegt werden kann?
Fehlt das Konto oder kann es solche Meetings nicht anlegen, zum Beispiel ein privates Microsoft-Konto ohne Teams, gehen die Mails trotzdem raus. Sie nennen dann den Ort der Terminart, also den festen Videolink, falls einer eingetragen ist. Kurze Störungen bei Zoom, Google oder Microsoft versucht Funnelforms von selbst noch einmal.
Best Practices
- Buche nach jeder Änderung an der Terminart einmal selbst einen Termin und öffne den Link aus der Bestätigung.
- Trage bei der Terminart zusätzlich einen festen Videolink ein. Er gilt, wenn ein Meeting einmal nicht angelegt werden kann.
- Lass bei Teams jede Person ihr eigenes Konto und ihren eigenen Kalender verbinden, wenn mehrere Personen Termine übernehmen.
Troubleshooting
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Google Meet braucht einen Google-Kalender für die Termine. …“ | Die Terminart trägt nicht in einen Google-Kalender ein. | Wähle unter Kalender einen Google-Kalender oder den Kalender der gebuchten Person. |
| „Microsoft Teams braucht einen Microsoft-Kalender für die Termine. …“ | Die Terminart trägt nicht in einen Microsoft-Kalender ein. | Wähle unter Kalender einen Microsoft-Kalender oder den Kalender der gebuchten Person. |
| „Verbinde Zoom unter Funnelforms → Integrationen und wähle dann hier das Konto.“ | Es ist noch kein Zoom-Konto verbunden. | Klicke unter Funnelforms → Integrationen auf Zoom verbinden. |
| „Zoom lässt sich noch nicht über Funnelforms verbinden. …“ | Die Zoom-Anmeldung über Funnelforms ist noch nicht freigeschaltet. | Versuche es später erneut. Google Meet und Teams funktionieren schon. |
| „Funnelforms braucht das Recht, Zoom-Meetings anzulegen. Verbinde erneut und erlaube es.“ | Bei der Anmeldung wurde das Recht nicht erteilt. | Klicke auf Zoom erneut verbinden und erlaube den Zugriff. |
| „Melde dich erneut bei … an, damit Funnelforms Meetings für deine Termine anlegen kann.“ | Der Zugriff auf Zoom ist abgelaufen. | Klicke auf Zoom erneut verbinden. |
| Die Mail enthält keinen Teams-Link. | Das Microsoft-Konto hat kein Teams für Arbeit oder Schule. | Nutze ein Microsoft-365-Konto mit Teams oder wähle Zoom oder Google Meet. |
Tipps
- Entfernst du ein Zoom-Konto, bleiben die schon angelegten Meetings in Zoom. Terminarten, die das Konto genutzt haben, zeigen danach wieder „Konto wählen“.
- Unter Genutzt von siehst du bei jedem Zoom-Konto, welche Terminarten es nutzen.
- Teammitglieder können ihr eigenes Zoom-Konto verbinden. Dann wählst du bei der Terminart Das Zoom-Konto der gebuchten Person.
FAQ
Brauche ich für Google Meet oder Teams eine eigene Verbindung? Nein. Beide entstehen mit dem Kalendereintrag. Es reicht ein verbundener Google- oder Microsoft-Kalender.
Kann ich weiter einen festen Link für alle Termine nutzen? Ja, mit Ein Link für alle Termine. So verhält sich die Terminart wie vor 5.0.8.
Sieht Zoom, wer gebucht hat? Nein. An Zoom gehen nur Name der Terminart, Start, Dauer und Zeitzone.