Systemvariablen: Lead-Daten, UTM-Werte und Antworten automatisch einfügen
Neben den Formularfeld-Variablen stellt Funnelforms eine feste Liste an Systemvariablen bereit — von Formular-Metadaten über Zeitpunkte bis zu UTM-Parametern. Dieser Artikel listet alle verfügbaren Variablen auf, erklärt das Datumsformat und zeigt, wie die Zusammenfassung {{all_responses}} in HTML- und Plain-Text-Mails formatiert wird.
Wo Systemvariablen verfügbar sind
In jedem Benachrichtigungs-Editor (E-Mail Admin, E-Mail User, SMS, WhatsApp, Slack) findest du im Panel Formularfeld-Variablen rechts neben dem Editor unter Systemvariablen die komplette Liste. Im SMS-Editor ist {{all_responses}} im Panel ausgeblendet, weil die Zusammenfassung das 160-Zeichen-Limit sprengen würde.
Vollständige Liste der Systemvariablen
Formular & Übermittlung
{{form_id}}— eindeutige ID des Formulars{{form_name}}— Name/Titel des Formulars{{submission_date}}— Datum der Übermittlung (DD.MM.YYYY){{submission_time}}— Uhrzeit der Übermittlung im Format HH:MM (UTC){{completion_time}}— Zeit, die der Kontakt zum Ausfüllen gebraucht hat{{all_responses}}— komplette Zusammenfassung aller Fragen und Antworten
Kontext & Gerät
{{user_ip}}— IP-Adresse des Absenders{{device_type}}— Mobile, Tablet oder Desktop{{entry_url}}— URL, auf der das Formular ausgefüllt wurde
UTM-Parameter
{{utm_source}}— Quelle (z. B. google, facebook){{utm_medium}}— Medium (z. B. cpc, email){{utm_campaign}}— Kampagnenname{{utm_term}}— Keyword (Paid Search){{utm_content}}— Content-Variante{{utm_parameters}}— alle UTM-Parameter als formatierter Block
Datumsformat: DD.MM.YYYY
Funnelforms verwendet kanal- und sprachübergreifend das Format DD.MM.YYYY (z. B. 05.01.2026). Das gilt für {{submission_date}} sowie für alle Datumsfelder, die als Formularfeld-Variablen ausgegeben werden. ISO-Strings (2026-01-05T14:30:00Z) werden bewusst nicht verwendet, weil sie in Lead-Listen und CRM-Importen häufig falsch geparst werden.
Wie {{completion_time}} formatiert wird
Die Ausfülldauer wird in natürlicher Sprache ausgegeben — aktuell immer auf Englisch, unabhängig von der Sprache deines Accounts:
- Unter einer Minute: 42 seconds
- Unter einer Stunde: 3 minutes and 12 seconds
- Längere Zeiträume: 1 hour, 5 minutes and 8 seconds
Ist kein Wert verfügbar (z. B. bei direkt eingehenden Test-Submissions), wird Not available eingesetzt.
Wie {{all_responses}} formatiert wird
Funnelforms erkennt automatisch, ob die Benachrichtigung HTML oder Plain Text ist:
- HTML-Mail: zweispaltige Tabelle mit Header-Zeile Question / Answer, dezenten Rahmen und Zebra-Streifen für die Lesbarkeit.
- Plain Text (Plain-Mail, Slack): Frage in einer Zeile, Antwort in der nächsten, Leerzeile zwischen den Blöcken.
Mehrfachauswahlen werden als Komma-Liste ausgegeben. Fehlt eine Antwort, erscheint der Platzhalter No answer provided.
Hinweis: Header-Texte (Question, Answer) und Fallback-Texte (No answer provided, No responses available) sind aktuell hardcodiert auf Englisch — auch in deutschsprachigen Benachrichtigungen.
Korrekte Schreibweise
Nur die Doppel-Klammer-Schreibweise wird ersetzt:
{{utm_source}}— funktioniert ✓{utm_source}— wird nicht ersetzt und erscheint als Literal-Text in der Nachricht.
Variablen am besten immer über das Panel Formularfeld-Variablen rechts neben dem Editor einfügen — das setzt automatisch die korrekte Schreibweise.
Best Practices
- Setze
{{utm_source}}oder{{utm_parameters}}in jede Lead-Mail an Vertrieb/Slack — so siehst du sofort, welche Kampagne den Lead gebracht hat. - Nutze
{{entry_url}}für Multi-Domain-Funnels, um die genaue Landingpage im Lead-Eintrag zu sehen. - Vermeide
{{all_responses}}in WhatsApp-Templates — Meta verbietet dynamische Listen in Marketing-Templates. - Kombiniere
{{submission_date}} {{submission_time}}in der Betreffzeile für eine eindeutige Lead-Kennzeichnung.
Häufige Stolpersteine
- UTM-Variable bleibt leer: Die URL der Landingpage hatte keine UTM-Parameter — Funnelforms erfindet keine Werte.
- Datum erscheint im US-Format: Funnelforms gibt immer DD.MM.YYYY aus; abweichende Anzeige liegt am Empfänger-System (z. B. Excel-Autoformat in CSV-Exporten).
{{completion_time}}fehlt: Bei manuellen Test-Submissions ohne Tracking ist der Wert nicht verfügbar — die Variable wird zu Not available.{{all_responses}}in SMS: Funktioniert nicht, ist im Variablen-Panel ausgeblendet und würde die 160-Zeichen-Grenze sprengen.
Profi-Tipps
- Für CRM-Integrationen: nutze Webhook-Lieferungen statt Mail-Variablen — du bekommst alle Werte strukturiert als JSON.
- Für Datenschutz-Workflows: blende
{{user_ip}}aus Lead-Mails an Vertrieb aus, wenn die IP nicht für die Bearbeitung nötig ist.
FAQ
Kann ich das Datumsformat auf YYYY-MM-DD umstellen? Nein. Funnelforms verwendet projektweit DD.MM.YYYY, um konsistente Lead-Daten in CRM-Exporten und Webhook-Payloads sicherzustellen.
In welcher Zeitzone ist {{submission_time}}? In der Serverzeit (UTC). Für lokale Zeitzonen nutze die Zeitstempel im Lead-Eintrag bzw. die Zeitzonen-Logik in Microsoft-Calendar-Integrationen.
Gibt es eine Variable für die User-ID des Kontos? Nein — Owner-Daten sind nicht über Benachrichtigungs-Variablen verfügbar.